Minggu, 25 September 2011
SISTEM PRODUKSI
Senin, 08 Februari 2010
UNTUK OPTIMALISASI SISTEM KERJA
Oleh : Rusdiyantoro
Dalam era globalisasi kemajuan dalam bidang usaha menuntut dukungan teknologi merupakan hal yang tak terhindarkan. Saat ini terjadi suatu fenomena yang memungkinkan perluasan bisnis atau usaha yang berakibat semakin besar kebutuhan sarana prasarana, termasuk didalamnya kebutuhan akan bangunan atau lahan untuk perkantoran, tetapi disisi lain dengan pertumbuhan jumlah penduduk yang semakin meningkat, ketersedian lahan semakin langka dan mahal. Hal ini memunculkan pemikiran tersendiri apalagi ditambah dengan berkembangnya bisnis maka akan semakin meningkatnya problema yang dihadapi oleh pelaku bisnis
Saat ini dengan ketersediaan lahan yang terbatas dan semakin luasnya bidang usaha maka masalah pengelolaan dokumen akan menghadapi kendala, dari segi kuantitas akan dibutuhkan sarana yang lebih banyak, dari sisi kualitas maka dapat dilihat jenis data/dokumen semakin beragam mulai dari ukuran, media maupun metodenya.
Kelemahan lain yang muncul dengan semakin meningkatnya dokumen dari sisi kuantitas maupun kualitas adalah semakin mahal dan resiko semakin tinggi belum lagi factor pencarian ulang data / dokumen yang dibutuhkan, hal ini akan semakin parah apabila lembaga usaha/bisnis tersebut belum berbasis IT
Secara detail kelemahan pengelolaan dokumen secara konvensional dapat diuraikan sebagai berikut :1. Jumlah arsip yang terus bertambah
2. Ukuran arsip drawing rata-rata diatas A3 sehingga membutuhkan tempat khusus untuk menyimpan
3. Arsip blueprint yang mudah rusak
4. Sulitnya mencari data
Untuk mengatasi permasalahan tersebut ditawarkan jasa pengelolaan dokumen digital dengan system Technical Document Scanning to PDF yang mengubah data konvensional menjadi data digital.
Technical Document Scanning to PDF akan diaplikan di salah satu lembaga di daerah Pandaan dengan yang harus diselesaikan dalam waktu 90 hari dan harus dikerjakan ditempat karena jenis dokumen bersifat rahasia ( tidak boleh keluar dari lembaga tersebut )
II. Permasalahan
Agar pembuatan system permodelan terarah dan focus maka pada makalah ini diajukan permasalahan untuk mendapatkan solusi, yaitu Bagaimana memperbaiki alur / system kerja agar lebih efisien dan efektif ?
III. Batasan
Untuk menghindari pembahasan yang meluas atau bias dan sesuai dengan perjanjian kontrak kerja yang telah disetujui maka ada beberapa batasan yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Jumlah dokumen yang di scanning 1.050.000 halaman dengan format akhir PDF, 300 dpi, BW / grayscale & text recognition
2. Waktu pekerjaan sesuai perjanjian kontrak harus selesai dalam waktu 90 hari
3. Pekerjaan scanning hanya dikerjakan ditempat klien karena dokumen itu tidak keluar dari kantor (rahasia)
4. Data digital boleh keluar dengan perjanjian, data tersebut hanya dipakai untuk pengerjaan proyek dan harus dihapus pada saat proyek berakhir.
5. Pekerjaa ditempat (on site) hanya dilakukan pada jam kerja
6. 5 hari kerja, pk 7.00 – 16.00
7. Tidak diperkenankan lembur, karena mereka tidak menyediakan pengawas diluar jam kantor
8. Pada jam istirahat diharuskan istirahat selama 1 jam (12.00 – 13.00)
IV. Tujuan
Dalam pembuatan makalah ini mempunyai tujuan: Meningkatkan dengan meminimalkan biaya yang terjadi, tanpa mengorbankan target waktu yang telah ditetapkan, dengan perbaikan sistem kerja
V. Pembahasan
Dalam pembahasan ini didasarkan permasalahan yang telah diajukan berdasarkan teori atau konsep dasar system untuk mendapatkan solusi yang paling baik dalam pengerjaan proyek Technical Document Scanning to PDF di suatu lembaga di daerah Pandaan
Solusi yang ingin didapatkan adalah perbaikan system kerja yang selama ini dilaksanakan sehingga akan diperoleh system kerja yang lebih baik yang akhirnya diharapkan dapat meningkatkan profit
VI. Pembuatan model
Untuk melihat apakah system yang baru ini benar benar efektif dan efisien maka akan dibuta permodelan sistemnya, karena dengan pendekatan konsep dasar system merupakan pendekatan yang menekankan dua pendekatan yaitu pendekatan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya, dimana difinisi system lebih menekankan pada prosedur yaitusuatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedang Definisi sistem lebih menekankan pada konponen/elemen adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
VI.1 Komponen system
Dalam makalah ini komponen system dibagi menjadi 4 yaitu
1. Komponen yang berpengaruh terhadap profit
2. Komponen yang berpengaruh terhadap Akomodasi
3. Komponen yang berpengaruh terhadap Tenaga Kerja
4. Komponen yang berpengaruh terhadap Peralatan
Komponen Profit ( A )
1. Pendapatan ( B )
2. Pengeluaran ( C )
Komponen Akomodasi ( D )
1. Biaya makan ( G )
2. Biaya penginapan ( H )
Komponen Tenaga Kerja ( E )
1. Tenaga kerja lapangan ( I )
2. Tenaga kerja kantor ( J )
3. Administrasi / cheking ( K )
Komponen Peralatan ( F )
1. Komputer ( L )
2. Document Scanner ( M )
3. Spare part ( N )
VI.2 Diagram Influence
VI.2 Sistem kerja lama
Dalam system kerja model lama dapat digambarkan sebagai berikut, peralatan untuk Scanning Dokumen (text recognition diaktifkan), sehingga membutuhkan 5 unit (kecepatan 12 ppm) dan pengerjaan harus ditempat proyek dilaksakan ( on site ) dan membutuhkan 5 orang pekerja dan 5 orang pembantu, secara detail perhitungan sistem kerja dapat diuraikan sebagai berikut:
Dari detail perhitungan sistem kerja tersebut maka akan dijelaskan alur kerja dengan diagram alir sebagai berikut :
V.2. Sistem Kerja yang baru
Dalam system kerja yang baru dilakukan perbaikan dalam beberapa system. Diantaranya salah satunya adalah pengurangan peralatan scanning document, di on site yang mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, tetapi berimbas pada penambahan sarana text recognition di inside yang justru akan menyebabkan kerja akan semakin efisien karena hanya membutuhkan satu monitor, keyboard dan mouse untuk 5 cpu dan hanya membutuhkan 2 tenaga kerja, hal ini perbandingannya sangat jauh dengan system kerja lama, secara detail perhitungan sistem kerja dapat diuraikan sebagai berikut:
Dari detail perhitungan sistem kerja tersebut maka akan dijelaskan alur kerja dengan diagram alir sebagai berikut :
VI.3 Model Matematika
Dalam model matematia ini akan di formulasikan untuk menjelasakan diagram influence, sebagai berikut :
C = A – B
Keterangan :
C adalah : profit yang didapat
A adalah : pembayaran kontrak kerja yang telah disetujui
B = F + J + N
B adalah : biaya pengeluaran selama proses berlangsung
F adalah : Akomodasi untuk proses operasi di onsite yang terdiri dari biaya makan ( D ) dan penginapan para pekerja ( E ) sehingga
F = D + E
J adalah : Tenaga kerja keseluruhan dalam proses operasi kerja yang terdiri dari tenaga lapangan /onsite ( G ), tenaga kantor / inside ( H ) dan tenaga administrasi ( I ), sehingga dengan demikian
J = G + H + I
N adalah : Peralatan yang merupakan saran dalam prose operasi kerja yang terdiri dari Komputer ( K ), Document Scanner ( L ) dan Spare part ( M ) sehingga dengan demikian N dapat dihitung dengan formula
N = K + L + M
VII. Kesimpulan
Dari uraian yang telah dijelaskan maka secara aplikatif dapat disimpulkan sebagai berikut
1. Dari sistem lama kebutuhan biaya tenaga kerja keseluruhan Rp.147.400.000,- kemudian kebutuhan biaya sarana dan kebutuhan lain Rp.332.450.000,- dan total pengeluaran yang terjadi sebesar Rp.479.850.000,-
2. Dari sistem baru kebutuhan biaya tenaga kerja keseluruhan Rp.122.500.000,- kemudian kebutuhan biaya sarana dan kebutuhan lain Rp.242.450.000,-, dan total pengeluaran yang terjadi sebesar Rp.364.950.000,-
Dari kedua perbandingan sistem kerja tersebut, maka sistem yang baru lebih sedikit pengeluarannya dengan selisih Rp.114.900.000,-
Dari sistem tersebut juga ada alternatif dengan menggunakan scanner dengan kecepatan lebih tinggi, tetapi setelah dianalisa ternyata biaya pengeluaran menjadi lebih besar yaitu Rp.15.900.000.
Selasa, 19 Januari 2010
Senin, 18 Januari 2010
BAHAN KULIAH TLP
Senin, 15 Juni 2009
SATISFACTION
SATISFACTIONBagaimana Setiap Perusahaan Hebat Mendengarkan Suara Konsumennya
Sebuah karya yang didedikasikan kepada J, David Power III, yang merupakan pendiri perusahaan J.D. Power and Associates, yang merupakan pemimpin yang penuh inspirasi dan ayah dari James Power dan Bapak bagi Chris Denove, penulis dari buku ini. Buku ini banyak memaparkan contoh-contah nyata tentang pentingnya peranan kepuasan konsumen, dan menurut saya buku ini merupakan bacaan penting bagi para pengusaha atau pelaku bisnis, agar mendapatkan inspirasi untuk memajukan perusahaan atau bisnisnya, dikupas dengan bahasa yang lugas dan mudah dimengerti.
Dalam buku ini ada tujuh belas contoh kasus seputar pelanggan, didalamnya diberikan gambaran bagaimana seharusnya melayani pelanggan. Banyak Perusahaan terus-menerus berkicau, baik dalam periklanan maupun pemasarannya, bahwa mereka adalah yang terbaik dalam hal kepuasan konsumen, namun dalam banyak kasus, klaim ini tak lebih dari sekedar ucapan kosong belak. Oleh karena itu sebagian dari misi di J.D Power Associates adalah mengukur kepuasan konsumen, disini memilki cukup pengetahuan tenyang siapa yang hanya bisa berbicara, dan siapa yang benar-benar melakukan apa yang dibicarakan.
Perkembangan teknologi telah mendorong munculnya perubahan dinamika yang berhubungan dengan konsumen, dengan bantuan teknologi banyak perusahaan besar melakukan pemahaman terhadap apa yang di inginkan konsumennya, seperti Dell, USSA dan lainnya, contoh nyata adalah Wal-Mart ( perusahaan terbesar di dunia ), orang memang akan sulit membayangkan bahwa Wall-Mart pada tahun 1990-an hanyalah merupakan peusahaan milik keluarga yang berskala kecil, tetapi dalam kiprahnya Wall-Mart sering kali lebih memahami para pelangganya ketimbang bisnis ritelnya dan mereka mengubah informasi tersebut menjadi keuntungan dengan memberikan apa yang dimaui oleh pelanggan ketika mereka menginginkanya. Kunci menuju kesuksesan jangka panjang terletak pada kepuasan konsumen. Puaskanlah kebutuhan para pelanggan dan Anda akan dapat mengenakan harga premium. Lakukanlah pekerjaan yang buruk mengenai kepuasan konsumen dan beriaplah untuk kehilangan penjualan. Semua sederhana saja.
Sebagaimana yang telah ditulis, Alvin Toffler, dalam bukunya yang berjudul Power Shift, Era informasi telah mengubah basis kekuatan secara mendalam. Konsumen bukanlah lagi penerima produk yang bersifat pasif, mereka telah menjadi sebuah kekuatan baru berkat bantuan internet dan ketersediaan informasi. Berbekal pengetahuan dan data yang terkumpul dari begitu banyak sumber yang belum pernah ada dimasa lampau para pembeli produk otomotif, pasien rumah sakit, dan tamu hotel tidak lagi bersedia kompromi. Mereka memiliki harapan-harapan yang tinggi dengan dukungan data-data tersebut. Suara konsumen saat ini jauh lebih nyaring dan jelas dari sebelumnya, dan kita harus memberikan perhatian pada mereka.
Kita sama-sama mengetahui bahwa kita semua adalah konsumen dan kita menginginkan hal yang sama dalam kehidupan sehari-hari : diperlakukan dengan sopan, efisiensi, empati, dan jika sedikit beruntung, mendapatkan senyum ramah yang tulus. Tugas terberat sebuah perusahaan adalah menginspirasikan keinginan untuk berubah, ini keseluruh bagian organisasi, memperoleh komitmen yang serius dan nyata dari manajemen untuk menjadikan kepuasan konsumen sebagai pondasi penting dari budaya perusahaan.
Penulis juga memilah dunia konsumen menjadi tiga kategori pertama : Advocate, dimana perusahan harus mampu menciptakan pelayanan berkualitas yang melebihi harapan konsumen dan mampu memberikan pengalaman yang berkesan, konsumen kategori ini sangat sulit untuk berpindah dalam kata lain sangat loyal dan beersedia menanggung ktidak nyamanan dalam membeli produk dan jasa, serta memppunyai kecenderungan untuk mempengaruhi orang lain dan menceriterakan pengalamannya kepada siapapun yang mau mendengarnya, kedua Apathetic, yaitu apabila perusahaan hanya memenuhi harapan dasar mereka, meskipun mereka mempunyai kecenderungan untuk loyal tetapi mereka tidak bersedia untuk menanggung ketidak nyamanan dan sangat rawan terhadap kemajuan pesaing serta akan menutup mulutnya dan cenderung akan berbicara pengalaman konsumsinya baik ataupun buruk. Ketiga Assassin, bila kita gagal memenuhi harapan dasar yang ditetapkan oleh konsumen dalam sebuah industri, sehingga mereka aktif mencari alternatif lain dan akan beralih meskipun mereka harus membayar lebih atau menanggung kesulitan atau menanggungkesulitan dalam proses peralihan menuju pesaing. Sikap mereka akan vocal dan merusak merek produk dengan membujuk orang lain untuk tidak berbisnis dengan perusahaan. Pengalaman dari Penulis menunjukan bahwa seorang assassin memiliki kemungkinan 50 % lebih besar untuk menceriterakan pengalaman buruknya dari pada seorang advocate menyebarkan pengalaman menjualnya.
Buku ini ditutup dengan Pengukuran Kecakapan VOC, dengan mengunjungi jdpower.com/VOC/test. Maka dengan mengikuti petunjuk-petunjuknya dalam waktu kurang dari lima belas menit akan dipaparkan seberapa bagus kinerja perusahaan kita.
Data Buku
JuduL : SATISFACTION, Bagaimana Setiap Perusahaan Hebat Mendengarkan Suara Konsumennya
Penulis : Chris Denove dan James D Power IV
Alih Bahasa : Riga Ponziani
Penerbit : PT Elex Media Komputindo th 2007
EMK : 234070819
ISBN : 978-979-27-0625-3
Ukuran buku : 150 mm x 230 mm
| Reaksi: |
Senin, 08 Juni 2009
BUDAYA KORPORAT DAN KEUNGGULAN KORPORASI

Dr. Djokosantoso Moeljono menawarkan solusi yang didasarkan dari hasil riset untuk membangun korporasi agar lebih baik, penulis lebih banyak menyoroti kepada hal yang lebih mendasar yaitu, budaya, karena disadari atau tidak krisis ekonomi akan berdampak sangat kuat terhadap terjadinya krisis budaya, maka kita perlu membangun budaya, bukan berarti kita tidak mempunyai budaya, tetepi budaya yang ada belum mampu untuk menghadapi kenyataan bangsa, karena itu perlu pengembangan budaya yang berbeda, yang menjadi budaya yang kuat dari bangsa yang berbeda. Membangun budaya bangsa tidak bisa dilaksanakan secara serta merta, melainkan melalui unit-unit kecil, yaitu organisasi-organisasi didalam negara-bangsa Indonesia, tidak terkecuali organisasi bisnis, pemerintahan, dan nirlabanya, mempunyai budaya organisasi yang kuat, maka secara agregat akan membentuk Indonesia sebagai suatu organisasi negara-bangsa yang kuat pula.
Budaya telah menjadi konsep penting dalam memahami masyarakat dan kelompok manuisa untuk waktu yang lama, sedang terminologi tentang budaya korporat, tampaknya tidak dapat didefinisikan secara singkat. Ada beberapa deskripsi yang menjelaskan hal itu. Budaya korporat, atau juga dikenal dengan istilah budaya kerja, merupakan nilai-nilai dominan yang disebar luaskan di dalam organisasi di dalam organisasi dan di acu sebagai filosofi kerja karyawan. Hal penting yang perlu ada dalam definisi budaya korporat adalah suatu sistem nilai-nilai yang dirasakan maknanya oleh seluruh orang dalam organisasi. Selain dipahami, seluruh jajaran meyakini sistem nilai-nilai tersebut sebagai landasan gerak organisasi. Dari sisi fungsi, budaya korporat mempunyai bbeberapa fungsi, pertama, budaya korporat mempunyai fungsi pembeda, kedua, budaya korporat membawa rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi, Ketiga, budaya korporat mempermudah timbul pertumbuhan komitmen pada suatu yang lebih luas dari pada kepentingan diri individual. Keempat, budaya korporat meningkatkan kemantapan sistem sosial.
Selanjutnya penulis, mengatakan sumbangan efektif dari budaya korporat dapat diuraikan sebagai berikut : Integritas, faktor integritas yang dimaksud mencakup perilaku-perilaku yang tercermin seperti bertakwa, penuh dedikasi, jujur, selalu menjaga kehormatan dan nama baik, sert taat pada kode etik yang berlaku. Profesionalisme, faktor ini sangat d9ominan pengaruhnya terhadap etos kerja serta pemberdayaan karyawan secara internal. Keteladanan merupakan faktor dengan sumbangan efektif terendah. Keteladanan hanya berpengaruh dan terasa pada ketekunan melaksanakan pekerjaan saja, yang indikatornya adalah etos kerja. Pengharagaan pada sumber daya manusia, faktor ini mencakup perilaku-perilaku yang tercermin, seperti proses merektrut, mengembangkan, dan mempertahankan sumber daya manusia yang berkualitas, sekaligus memperlakukan karyawan berdasarkan kepercayaan, keterbukaan, keadilan dan saling menghargai, memgembangkan sikap kerja sama dan kemitraa, memberikan penghargaan berdasarkan hasil kerja individu dan kelompok. Dikatakan pula oleh penulis tentang kriteria bagi budaya korporat. Kriteria pertama, adalah baik, Budaya yang baik adalah budaya yang sesuai dengan dan dikembangkan dari nilai-nilai yang ada di dalam warganya. Budaya perusahaan yang baik adalah bahwa yang dibuat adalah budaya, dan bukan peraturan perusahaan. Kriteria kedua adalah kuat, budaya perusahaan haruslah mampu menjadikan budaya perusahaan itu sendiri mampu bekerja dalam perusahaan. Budaya perusahaan adalah sistem nilai-nilai yang diyakini semua anggota organisasi dan yang dipelajari, diterapkan, serta dikembangkan secara berkesinambungan, berfungsi sebagai sistem perekat, dan dapat dijadikan acuan berperilaku dalam organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Kriteria ketiga, adalah apakah nilai budaya tersebut diterapkan. untuk mempercepat dan mempertahankan proses implementasi nilai budaya, penulis melihat ada lima hal yang perlu dijadika agenda, yaitu : Konsistensi, Disiplin, Dirawat atau dipelihara, Pewarisan dari generasi ke generasi, Di[perkuat oleh sistem.
Hal baru yang diuraikan oleh penulis dalam edisi ke empat ini adalah tentang Good Corporate Culture ( GCC ), dimana perusahaan yang saat ini telah menerapkan Good Corporate Governance ( CG ) pada hematnya perlu menerapkan konsep baru lainya yaitu GC. Hubungan GCC sangatlah erat. Dapat dikatakan bahwa GCG merupakan sisi tampak dari perusahaan, yang dapat dilihat dari nilai-nilai pokok yang dirumuskan Forum GCG Indonesia tentang GCG, sedang GCC merupakan sisi dalam atau sisi nilai dari pengelolaan korporasi, atau menjadi bagian hulu dari GCG dengan muatanya yang fokus pada basic values dari pengelolaan korporasi yang kemudian diturunkan melalui sistem. Jadi GCC merupakan inti dari organisasi perusahaan atau dapat pula dikatakan sebagai ruh atau jiwa dari suatu lembaga
Sebuah usulan yang di kedepankan oleh penulis kepada khalayak akademisi bahwa barangkali ada sisi lain dari perusahaan yang penting, namun kurang mendapatkan perhatian yang memadai yaitu budaya perusahaan Penulis sendiri mengakui bahwa hal itu wajar mengingat budaya ibarat bagian yang terbenam dari suatu guning es,. Gagasan untuk mengembangkan GCC bukalnlah upaya untuk mengalahkan GCG melainkan dalam konteks agar GCG dapat berjalan dengan lebih efektif dan juga agar manajemen perusahaan dapat semakin profesional, hubungan dengan lingkungan menjadi positif dan keungguln korporasi dapat dibangun dan dipetahankan. Ini adalah tantangan baru yang akan kita jawab pada masa-masa mendatang.
Data Buku
| Reaksi: |
Jumat, 22 Mei 2009
PRODUKTIVITAS DENGAN EER
Dengan demikian konsep produktivitas dari sudut pandang eficiency dan efectiveness harus mengikut sertakan pendayagunaan secara terpadu antara, sumber daya manusia dan ketrampilan, barang modal teknologi, manajemen, informasi, energi dan sumber-sumber lain menuju kepada pengembangan dan peningkatan standar mutu suatu produk.
Terkait dengan permasalahan tersebut maka perlu di sampaikan bahwa penggunaan sumber daya manusia, modal dan teknologi secara ektensif telah banyak ditinggalkan orang, pola ini bergeser menuju penggunaan secara intensif dari semua sumber ekonomi Sumber ekonomi yang digerakan secara efektif memerlukan ketrampilan organisasi dan teknis sehingga mempunyai tingkat hasil guna yang tinggi, Artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang diolah. Melalui perbaikan cara kerja, pemborosan waktu, tenaga dan bebagai input lainnya akan bisa dikurangi sejauh mungkin. Hasilnya tentu akan lebih baik dan banyak yang bisa dihemat, sehingga tenaga dapat dikerahkan secara efektif dan pencapaian tujuan usaha bisa terselenggara dengan efektif dan efisien.
Sehingga dengan demikian dapat digambarkan bahwa produktivita dari sudut pandang eficiency merupakan sejumlah keluaran ( output ) dibagi dengan sejumlah masukan ( input ), hal ini akan timpang apabila tidak didasari dari sudut pandang efectivenees yang menyoal tentang cara atau metode dalam mengahasilkan keluar atau pengertian ini dapat diperluas bahwa produktivitas tidak hanya didasarkan pada hal-hal yang bersifat tangible saja tapi juga harus mempertimbangkan hal-hal yang bersifat intangible debgan demikian rasional sebagai salah satu faktor intangible merupakan faktor muatan produktivitas yang tidak boleh ditinggalkan.
Kesimpulan, konsep produktivitas tidak hanya dipandang eficiency dan efektivenees tapi harus memakai formula EER yaitu Efficiency, Effektivenees dan Rasional,






