UNTUK OPTIMALISASI SISTEM KERJA
Oleh : Rusdiyantoro
Dalam era globalisasi kemajuan dalam bidang usaha menuntut dukungan teknologi merupakan hal yang tak terhindarkan. Saat ini terjadi suatu fenomena yang memungkinkan perluasan bisnis atau usaha yang berakibat semakin besar kebutuhan sarana prasarana, termasuk didalamnya kebutuhan akan bangunan atau lahan untuk perkantoran, tetapi disisi lain dengan pertumbuhan jumlah penduduk yang semakin meningkat, ketersedian lahan semakin langka dan mahal. Hal ini memunculkan pemikiran tersendiri apalagi ditambah dengan berkembangnya bisnis maka akan semakin meningkatnya problema yang dihadapi oleh pelaku bisnis
Saat ini dengan ketersediaan lahan yang terbatas dan semakin luasnya bidang usaha maka masalah pengelolaan dokumen akan menghadapi kendala, dari segi kuantitas akan dibutuhkan sarana yang lebih banyak, dari sisi kualitas maka dapat dilihat jenis data/dokumen semakin beragam mulai dari ukuran, media maupun metodenya.
Kelemahan lain yang muncul dengan semakin meningkatnya dokumen dari sisi kuantitas maupun kualitas adalah semakin mahal dan resiko semakin tinggi belum lagi factor pencarian ulang data / dokumen yang dibutuhkan, hal ini akan semakin parah apabila lembaga usaha/bisnis tersebut belum berbasis IT
Secara detail kelemahan pengelolaan dokumen secara konvensional dapat diuraikan sebagai berikut :1. Jumlah arsip yang terus bertambah
2. Ukuran arsip drawing rata-rata diatas A3 sehingga membutuhkan tempat khusus untuk menyimpan
3. Arsip blueprint yang mudah rusak
4. Sulitnya mencari data
Untuk mengatasi permasalahan tersebut ditawarkan jasa pengelolaan dokumen digital dengan system Technical Document Scanning to PDF yang mengubah data konvensional menjadi data digital.
Technical Document Scanning to PDF akan diaplikan di salah satu lembaga di daerah Pandaan dengan yang harus diselesaikan dalam waktu 90 hari dan harus dikerjakan ditempat karena jenis dokumen bersifat rahasia ( tidak boleh keluar dari lembaga tersebut )
II. Permasalahan
Agar pembuatan system permodelan terarah dan focus maka pada makalah ini diajukan permasalahan untuk mendapatkan solusi, yaitu Bagaimana memperbaiki alur / system kerja agar lebih efisien dan efektif ?
III. Batasan
Untuk menghindari pembahasan yang meluas atau bias dan sesuai dengan perjanjian kontrak kerja yang telah disetujui maka ada beberapa batasan yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Jumlah dokumen yang di scanning 1.050.000 halaman dengan format akhir PDF, 300 dpi, BW / grayscale & text recognition
2. Waktu pekerjaan sesuai perjanjian kontrak harus selesai dalam waktu 90 hari
3. Pekerjaan scanning hanya dikerjakan ditempat klien karena dokumen itu tidak keluar dari kantor (rahasia)
4. Data digital boleh keluar dengan perjanjian, data tersebut hanya dipakai untuk pengerjaan proyek dan harus dihapus pada saat proyek berakhir.
5. Pekerjaa ditempat (on site) hanya dilakukan pada jam kerja
6. 5 hari kerja, pk 7.00 – 16.00
7. Tidak diperkenankan lembur, karena mereka tidak menyediakan pengawas diluar jam kantor
8. Pada jam istirahat diharuskan istirahat selama 1 jam (12.00 – 13.00)
IV. Tujuan
Dalam pembuatan makalah ini mempunyai tujuan: Meningkatkan dengan meminimalkan biaya yang terjadi, tanpa mengorbankan target waktu yang telah ditetapkan, dengan perbaikan sistem kerja
V. Pembahasan
Dalam pembahasan ini didasarkan permasalahan yang telah diajukan berdasarkan teori atau konsep dasar system untuk mendapatkan solusi yang paling baik dalam pengerjaan proyek Technical Document Scanning to PDF di suatu lembaga di daerah Pandaan
Solusi yang ingin didapatkan adalah perbaikan system kerja yang selama ini dilaksanakan sehingga akan diperoleh system kerja yang lebih baik yang akhirnya diharapkan dapat meningkatkan profit
VI. Pembuatan model
Untuk melihat apakah system yang baru ini benar benar efektif dan efisien maka akan dibuta permodelan sistemnya, karena dengan pendekatan konsep dasar system merupakan pendekatan yang menekankan dua pendekatan yaitu pendekatan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya, dimana difinisi system lebih menekankan pada prosedur yaitusuatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedang Definisi sistem lebih menekankan pada konponen/elemen adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
VI.1 Komponen system
Dalam makalah ini komponen system dibagi menjadi 4 yaitu
1. Komponen yang berpengaruh terhadap profit
2. Komponen yang berpengaruh terhadap Akomodasi
3. Komponen yang berpengaruh terhadap Tenaga Kerja
4. Komponen yang berpengaruh terhadap Peralatan
Komponen Profit ( A )
1. Pendapatan ( B )
2. Pengeluaran ( C )
Komponen Akomodasi ( D )
1. Biaya makan ( G )
2. Biaya penginapan ( H )
Komponen Tenaga Kerja ( E )
1. Tenaga kerja lapangan ( I )
2. Tenaga kerja kantor ( J )
3. Administrasi / cheking ( K )
Komponen Peralatan ( F )
1. Komputer ( L )
2. Document Scanner ( M )
3. Spare part ( N )
VI.2 Diagram Influence
VI.2 Sistem kerja lama
Dalam system kerja model lama dapat digambarkan sebagai berikut, peralatan untuk Scanning Dokumen (text recognition diaktifkan), sehingga membutuhkan 5 unit (kecepatan 12 ppm) dan pengerjaan harus ditempat proyek dilaksakan ( on site ) dan membutuhkan 5 orang pekerja dan 5 orang pembantu, secara detail perhitungan sistem kerja dapat diuraikan sebagai berikut:
Dari detail perhitungan sistem kerja tersebut maka akan dijelaskan alur kerja dengan diagram alir sebagai berikut :
V.2. Sistem Kerja yang baru
Dalam system kerja yang baru dilakukan perbaikan dalam beberapa system. Diantaranya salah satunya adalah pengurangan peralatan scanning document, di on site yang mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, tetapi berimbas pada penambahan sarana text recognition di inside yang justru akan menyebabkan kerja akan semakin efisien karena hanya membutuhkan satu monitor, keyboard dan mouse untuk 5 cpu dan hanya membutuhkan 2 tenaga kerja, hal ini perbandingannya sangat jauh dengan system kerja lama, secara detail perhitungan sistem kerja dapat diuraikan sebagai berikut:
Dari detail perhitungan sistem kerja tersebut maka akan dijelaskan alur kerja dengan diagram alir sebagai berikut :
VI.3 Model Matematika
Dalam model matematia ini akan di formulasikan untuk menjelasakan diagram influence, sebagai berikut :
C = A – B
Keterangan :
C adalah : profit yang didapat
A adalah : pembayaran kontrak kerja yang telah disetujui
B = F + J + N
B adalah : biaya pengeluaran selama proses berlangsung
F adalah : Akomodasi untuk proses operasi di onsite yang terdiri dari biaya makan ( D ) dan penginapan para pekerja ( E ) sehingga
F = D + E
J adalah : Tenaga kerja keseluruhan dalam proses operasi kerja yang terdiri dari tenaga lapangan /onsite ( G ), tenaga kantor / inside ( H ) dan tenaga administrasi ( I ), sehingga dengan demikian
J = G + H + I
N adalah : Peralatan yang merupakan saran dalam prose operasi kerja yang terdiri dari Komputer ( K ), Document Scanner ( L ) dan Spare part ( M ) sehingga dengan demikian N dapat dihitung dengan formula
N = K + L + M
VII. Kesimpulan
Dari uraian yang telah dijelaskan maka secara aplikatif dapat disimpulkan sebagai berikut
1. Dari sistem lama kebutuhan biaya tenaga kerja keseluruhan Rp.147.400.000,- kemudian kebutuhan biaya sarana dan kebutuhan lain Rp.332.450.000,- dan total pengeluaran yang terjadi sebesar Rp.479.850.000,-
2. Dari sistem baru kebutuhan biaya tenaga kerja keseluruhan Rp.122.500.000,- kemudian kebutuhan biaya sarana dan kebutuhan lain Rp.242.450.000,-, dan total pengeluaran yang terjadi sebesar Rp.364.950.000,-
Dari kedua perbandingan sistem kerja tersebut, maka sistem yang baru lebih sedikit pengeluarannya dengan selisih Rp.114.900.000,-
Dari sistem tersebut juga ada alternatif dengan menggunakan scanner dengan kecepatan lebih tinggi, tetapi setelah dianalisa ternyata biaya pengeluaran menjadi lebih besar yaitu Rp.15.900.000.
